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«Diploma S u pple me n t Funktion - I nh a l te - U m s e tz ung Serv ice-Stelle Bologna Beiträge zur H ochschulpolitik 4 /20 0 5 Diese Publikation ...»

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N eben der erfolgreichen Umsetzung der Studienreform, gilt es die sich daraus ergebenen Prozesse an der H ochschule effektiv und kostengünstig im v orhandenen Budgetrahmen zu realisieren. Dabei wird schnell deutlich, dass nur eine integrierte Betrachtung sämtlicher Geschäftsprozesse die notwendigen Sy nergien nutzbar macht.

Die Standardsoftware CampusN et bietet den H ochschulen diese integrierte Abbildung der ty pischen Geschäftsprozesse. Eine effektiv e Verwaltung und Planung realisiert CampusN et unter anderem in den Bereichen O nline-Bewerbung, Studenten- und Studienmanagement, Veranstaltungs- und K ursplanung, kursbegleitende K ommunikation, Ev aluation der Lehre, K ontaktmanagement, Career-Serv ice, F undraising oder der Alumniv erwaltung.

CampusN et ist herv orragend auf die Umsetzung des Bologna Prozesses v orbereitet: Bachlor- und Master-Studiengänge können umfassend im Prüfungsamt abgebildet und mit v erschiedenen Benotungssy stemen, so z.B. dem Leistungspunktesy stem ECT S genutzt werden. Bescheinigungen und Dokumente, wie z.B. das Diploma Supplement können einfach und mit v ergleichsweise geringem Aufwand aus CampusN et heraus erzeugt werden.

Die Q ualität einer H ochschule wird künftig ein entscheidender Indikator für ihren Erfolg. CampusN et schafft dafür die Voraussetzungen.

204 F o ru m 2 CampusN et ist ein in der Praxis entstandenes Campus Management Sy stem, welches durch die gezielte Integration aller N utzer und F unktionalitäten eine univ ersitäre Wertschöpfungskette aufbaut und dadurch eine zeit- und grenzenlose Informations-, K ommunikations- und Interaktionsfähigkeit erreicht.

Sämtliche Akteure der Univ ersität sind über CampusN et miteinander v ernetzt. Die Software optimiert administrativ e Prozesse, informiert Lernende und Lehrende und ergänzt klassische Unterrichtsformen mit v irtuellen K omponenten. Ergebnis ist eine kosten- und zeitoptimierte Verwaltung, ein strukturiertes Informationsmanagement aller T eilnehmer und die Möglichkeit, modernste Lehr- und Lernmethoden anzuwenden.

Schematische Abbildung des akademischen Z y klus

B e w e r b u n gs v e r f a hr e n Basierend auf der Erkenntnis, dass 70 % der Bewerbungen auf eine H ochschule über das Internet inspiriert werden, wurde das Bewerbermanagement realisiert. Es bietet den Interessenten die Möglichkeit über ein O nline-F ormular auf der Webseite der H ochschule eine detaillierte Bewerbung abzugeben. F ür die H ochschule bedeutet das, neben einer VerbesD o k u m e n t a t io n u n d E r g e b n is s e d e r T a g u n g s r e ih e 205 serung des Marketingaspektes, eine deutliche Minimierung der Aufwendungen in diesem K ontext.

Über Checklisten und Wiederv orlagelisten werden die Mitarbeiter bei der Bearbeitung der Bewerbungen unterstützt. Das Management der Aufnahmetests in CampusN et erlaubt eine Übersicht über die erreichten Ergebnisse der Bewerber und bietet über R ankinglisten eine klare Entscheidungsbasis auf Basis der Z ulassungsbedingungen der H ochschule.

Mit der Immatrikulation des Bewerbers wird aus diesem Datensatz der Stammdatensatz des Studierenden – eine weitere Minimierung der Aufwendungen.

S t u d e n t e n m a n a ge m e n t Im R ahmen des Studentenmanagements werden die notwendigen Stammdaten des Studierenden v orgehalten. Ein umfangreiches Adressmanagement erlaubt die gezielte K ommunikation mit den Studierenden.

N eben dem Verlauf des Studiums sind Informationen über erreichten Leistungen an der H ochschule, T ransfer- oder Auslandsleistungen, sowie die Veranstaltungsanmeldungen erfasst.

F ür den Studierenden, oder eine Auswahl an Studierenden können über konfigurierte Vorlagen v ielfältige Bescheinigungen, wie z.B. das Diploma T ranscript, das Diploma Supplement oder Z eugnisse erstellt werden. Über die K ontakthistorie kann j egliche Interaktion mit und erstellte Bescheinigungen für den Studierenden dokumentiert werden.

Basierend auf den Studenten-Stammdaten wird die Übergabedatei für das Statistische Landesamt innerhalb weniger Minuten erzeugt. Das erforderliche F ormat für diese Meldung hält CampusN et v or. Über Prüflisten werden fehlerhafte F elder angezeigt und können über den direkten Einstieg in den Datensatz behoben werden. Diese Unterstützung stellt eine deutliche Minimierung der Aufwendungen gegenüber herkömmlichen Sy stemen dar.

Die Beratung der Studierenden, z.B. bei der K urswahl, wird über das Mentorenprogramm unterstützt. Mit der Z uordnung eines Dozenten oder Mitarbeiters zu einem Studierenden, kann der Mentor die Anmeldungen und Leistungen des Studierenden für eine gezielte Beratung einsehen.

206 F o ru m 2 Das R echnungsmodul erlaubt die Erfassung und F akturierung v on Gebühren j eglicher Art. Verschiedene R echnungsty pen und Leistungen können als Einzel- oder Massenrechnungen zur F aktura in das v orhandene Buchhaltungsprogramm angestoßen werden. Die Stipendienv erwaltung findet bei der R echnungsv erwaltung Berücksichtigung.

Über die Web-Schnittstelle können die Studierenden - j e nach Berechtigung - ausgewählte Bereiche der Stammdaten, wie z.B. die Semesteradresse ändern und entlasten somit wesentlich das Studierendensekretariat.

S t u d i e n m a n a ge m e n t Das Studienmanagement beinhaltet die Verwaltung beliebig v ieler Studiengänge. J e Studiengang können beliebig v iele Versionen v on Prüfungsordnungen v orgehalten werden. Die Gliederung der Prüfungsordnungen kann dabei beliebig tief, z.B. auf Module, Abschnitte, Bereiche oder K urse realisiert werden. Auf j eder Ebene besteht die Möglichkeit der K onfiguration, z.B. der Definition v on Pflicht- oder Wahlbereichen, der K onfiguration eines N otenschemas pro PO oder v on R undungsregeln für Durchschnittsnoten, der F estlegung der Modi v on Wiederholungsprüfungen sowie der Credits für K urse oder der Prüfungsleistungen.





Die aktuellen Anforderungen des Bologna-Prozesses werden bereits heute in CampusN et v ollständig umgesetzt.

Bei der Bearbeitung der Prüfungsordnungen wurde insbesondere Wert auf die Minimierung der Bearbeitungszeiten gelegt. So können Prüfungsordnungen kopiert und die entsprechenden Ä nderungen durch Deaktiv ierung bzw. das H inzufügen v on K ursen v ersioniert werden.

V e r a n s t a l t u n gs - u n d K u r s p l a n u n g Die K onfiguration der Veranstaltungen in CampusN et berücksichtigt sämtliche für den Planungsprozess relev anten Daten. So werden Anwesenheiten des Dozenten, die Verfügbarkeit der Studierenden, die Anzahl der T eilnehmer, sowie das gewünschte technische Eq uipment betrachtet.

Über eine graphische Planungsoberfläche werden während der Planung permanent die Plausibilitäten der R essourcen geprüft. Der Planer erhält damit eine effektiv e Unterstützung zur Vermeidung v on T erminkonflikten und kann somit den optimalen Einsatz der v erfügbaren R essourcen siD o k u m e n t a t io n u n d E r g e b n is s e d e r T a g u n g s r e ih e 207 cherstellen. Im F alle einer Veranstaltungsänderung im Semester werden alle angemeldeten T eilnehmer automatisch über die Veränderung per Mail oder SMS informiert.

Die aus der Planung generierten Stundenpläne stehen den Dozenten und Studierenden über die Web-Schnittstelle zur Verfügung. Eine indiv idualisierte Darstellung der möglichen Veranstaltungen erlaubt dem Studierenden sich über Inhalt und Z iel der Veranstaltungen zu informieren und anoder abzumelden. Dabei werden Voraussetzungen und Abhängigkeiten für die Z ulassung zu einer Veranstaltung geprüft und berücksichtigt.

Mit dem Abschluss der Veranstaltungsplanung steht das Vorlesungsv erzeichnis online, oder zur Weiterv erarbeitung nach einem Export der Daten auch in einem Druckformat zur Verfügung.

K u r s b e gl e i t e n d e K om m u n i k a t i on Ergänzend zu den Informationen über den K urs, können die Dozenten den Studierenden in Vorbereitung der nächsten Veranstaltung über die Web-Schnittstelle Vertiefungshinweise geben, v orbereitende F ragen stellen oder Dokumente zum Download anbieten. Eine gezielte K ommunikation zwischen beiden Akteuren wird über CampusN et realisiert. Die intensiv ere Vor- und N achbereitung trägt dabei zur Verbesserung des Lernerfolgs bei.

Pr ü f u n gs m a n a ge m e n t Das Prüfungsmanagement realisiert die Verwaltung der kursbezogenen Leistungsnachweise, der T eilnehmerlisten sowie der N otenerfassung.

Es können z.B. v erschiedene Leistungsarten, die v ariable Aufteilung der Gesamtergebnisse in T eilleistungen oder eine anony me Durchführung der Prüfungen konfiguriert werden. N ach Einbindung in die T erminplanung stehen die Prüfungen den berechtigten Studierenden über die WebSchnittstelle zur Anmeldung zur Verfügung.

T eilnehmer- oder Unterschriftslisten für Prüfungen und Wiederholungsprüfungen zum Druck und online sowie die Erfassung v on Abwesenheit oder T äuschungsv ersuchen unterstützen den Lehrstuhl bei der Administration der Prüfungen. Die N oteneingabe kann durch den Dozenten über die Web-Schnittstelle oder das Prüfungsamt auf Basis der konfigurierten 208 F o ru m 2 N otenschemata erfolgen. N ach F reigabe der N oten können diese durch die Studierenden eingesehen werden. Eine Darstellung der Gesamtleistungen des Studiums gibt dem Studenten einen Überblick über seinen Leistungsstand und die erreichten Credit Points. Sämtliche Leistungen werden strukturiert im R ahmen der Prüfungsordnung dargestellt.

Ev a l u a t i on d e r L e hr e Die Q ualität der Lehre wird in CampusN et durch die Ev aluation messbar.

N ach Definition v on F ragen und Antwortty pen werden diese in F ragenkatalogen zusammengefasst. Durch die Z uordnung eines K ataloges zu einer Veranstaltung oder einem K urs steht diese den Studierenden zur Beantwortung, z.B. nach Multiple Choice oder in F orm v on F reitext zur Verfügung. Die Ev aluation erfolgt streng anony misiert erlaubt j edem Studenten die einmalige Bewertung der Veranstaltung.

Z ur Auswertung steht das Ergebnis in graphischer Darstellung, wie auch in absoluten Werten zur Verfügung. Der Export der Daten in Drittsy steme erlaubt eine Langzeitbetrachtung der Q ualitätsentwicklung.

K on t a k t m a n a ge m e n t Das K ontaktmanagement bietet die Basis für eine intensiv e Interaktion mit Personen und Institutionen, welche die H ochschule als Praktikumspartner oder F örderer unterstützen. Ein umfangreiches und komfortables Adressmanagement wurde mit einer Dokumentation der Personen und Standorte v ereint. Damit werden K ontaktrelationen abbildbar, welche die Verknüpfungen zwischen Institutionen und Personen v erdeutlichen und eine übergreifende Betrachtung, z.B. im F undraising erlauben.

Aus dem K ontaktmanagement heraus können über Selektionen, z.B. auf Basis angelegter Verteiler Dokumente erzeugt und v ersandt werden.

Sämtliche Interaktion wird über die K ontakthistorie, inklusiv e der v ersandten Dokumente nachgehalten.

C a r e e r / Pr a k t i k u m D o k u m e n t a t io n u n d E r g e b n is s e d e r T a g u n g s r e ih e 209 Eine intensiv e Unterstützung erhält das Career-Center über das Modul Career / Praktikum. N eben der Erfassung und Verwaltung der Partner können Angebote für Praktikumsplätze erfasst und über CampusN et angeboten werden. Über konfigurierbare Vergabev erfahren kann eine O nline-Bewerbung mit einem entsprechenden Vergabev erfahren erfolgen.

Die durchgeführten Praktika werden am Stammdatensatz des Studierenden gespeichert. Des Weiteren werden Dauer, anerkannte Wochen, sowie die Z uordnung zur Prüfungsordnung und die Dokumentation des Praktikaberichtes hinterlegt. Der Studierende kann seinen Praktikabericht für andere Studenten zur Einsicht freigeben.

F u n d r a is in g Das gezielte Beziehungsmanagement der H ochschule im Bereich des F undraising wird maßgeblich durch CampusN et unterstützt. Die Verwaltung der Spendenv ereinbarung erfolgt auf Basis frei definierter F örderarten und F örderzwecke. N eben der Planung der eingehenden Beträge können die Eingänge erfasst werden und Auswertungen durchgeführt werden.

CampusN et bildet die Planung v on F örderproj ekten ab und erlaubt in Verbindung mit dem K ontaktmanagement eine gezielte und nachhaltige Arbeit mit den F örderern.

W e i t e r e F u n k t i on e n Über die Web-Schnittstelle erhalten Dozenten und Studierende eine Vielzahl v on strukturierten Informationen und F unktionen. Sie bildet die zentrale Informationsschnittstelle zwischen H ochschule und Studierenden. Dabei werden die Informationen ohne zusätzliche Aufwendungen aus den Planungsdaten generiert und in strukturierter F orm personalisiert dargestellt. Über das K ommunikationssy stem v on CampusN et können sämtliche Akteure miteinander kommunizieren.

2 10 F o ru m 2 I n t e gr a t i on i n d i e b e s t e he n d e I T -I n f r a s t r u k t u r Die heutigen IT -Landschaften an H ochschulen zeichnen sich durch ihre Vielfalt an v erwendeten Plattformen und Datenbank-Sy stemen, sowie eine Vielzahl v on standardisierten oder auch proprietären Schnittstellen aus. CampusN et integriert sich in die bestehende Struktur durch die konseq uente Umsetzung eines Schichten-K onzeptes in der Software.

Die einzelnen Schichten (Lay er) sind getrennt v oneinander operabel. Die Basis einer erfolgreichen Integration v on CampusN et bildet der Application Connectiv ity Lay er. Er ermöglicht den Betrieb der Software auf v erschiedenen Plattformen, so z.B. Windows, Solaris, Linux und AS/4 0 0.

Durch das flexible Gateway -K onzept ist es möglich, CampusN et mit v erschiedenen Datenbanken zu konnektieren, so. z.B. DB2, O racle, Microsoft SQ L oder Informix.

Über Standard-Schnittstellen werden Serv ices, wie z.B. SO AP, CO M, X ML, N ET oder J 2EE unterstützt. N ativ e Schnittstellen, zu Applikationen wie SAP oder O racle Applications erlauben z.B. die Einbindung der Buchhaltung in den Workflow. In F ällen, in denen die v orhandenen Schnittstellen nicht ausreichen, weil eine F remdapplikation beispielsweise nur über eine proprietäre Schnittstelle v erfügt, besteht die Möglichkeit der EinbindunD o k u m e n t a t io n u n d E r g e b n is s e d e r T a g u n g s r e ih e 2 11 gen v on eigenen F unktionsbibliotheken, die das benötigte Schnittstellenformat unterstützen.

CampusN et v erfügt über eine moderne n-tier Architektur, die es ermöglicht v om kleinen bis zu einem H ochv erfügbarkeitssy stem zu skalieren.



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