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«Diploma S u pple me n t Funktion - I nh a l te - U m s e tz ung Serv ice-Stelle Bologna Beiträge zur H ochschulpolitik 4 /20 0 5 Diese Publikation ...»

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A l l ge m e i n Durch die gezielte N utzung der Sy nergien im R ahmen der Verwaltungsprozesse, reduziert CampusN et deutlich die Aufwendungen für die Verwaltung. Die somit frei werdenden Mittel können durch die H ochschule gewinnbringend in die F örderung v on F orschung und Lehre inv estiert werden.

CampusN et ist das Campus Management Sy stem, welches die H ochschulen im härter werdenden internationalen Wettbewerb unterstützt mit einer hohen Effektiv ität und einer deutlichen Serv iceorientierung q ualifizierte und talentierte Studierende zu gewinnen und das eigene Profil weiter zu stärken.

Wenn auch Sie Ihre H ochschule auf die Z ukunft v orbereiten oder die Verwaltung optimieren wollen, zögern Sie bitte nicht mit uns K ontakt

aufzunehmen:

2 12 F o ru m 2

–  –  –

Ü b e r b l i c k ü b e r Ev e n t o ( F ol i e n 3 b i s 7 ) Ev ento richtet sich an Schulen j eglicher Größe und Stufe, Weiterbildungsinstitute, K ursanbieter, professionelle Veranstalter und an O rganisatoren v on Verbands- und Sportanlässen. Die K ernfunktionalität v on

Ev ento umfasst zusammengefasst folgende Bereiche:

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Ev ento wurde in seinem Wesen sehr generisch entwickelt. Somit ist eine der H auptstärken der Software die große F lexibilität, Datenstrukturen und Prozesse unterschiedlicher Anwender abzubilden. Die Software basiert auf einer offenen Architektur, welche bei Bedarf durch Schnittstellen in eine bestehende Sy stemlandschaft integriert werden kann.

Ev ento ist ein modulares Sy stem. Ev ento O ffice stellt den K ern der Suite dar und ist neben den Standardreports des Business Intelligence Lay ers, dem Ev ento Application Serv er und den tieferen Schichten fixer Bestandteil j eder Implementierung. Die Applikationen Ev ento Web, Ev ento Lehrgang und Ev ento Planer können optional eingesetzt werden (siehe F olie 3).

Ev e n t o O f f i c e Die K ernapplikation der Ev ento Suite bildet die Basis für die Abwicklung der oben erwähnten Prozesse/F unktionen und wird im Backoffice bzw. im Schulsekretariat eingesetzt. Dabei v erwaltet und erfasst die Schuladministration Daten wie Personen, Anlässe, Anmeldungen, R essourcen etc.

Ev e n t o W e b Ev ento Web bildet mit der Anbindung v on zusätzlichen Anspruchgruppen an das Sy stem die Grundlage für eine dezentralisierte Administration. Die Applikation ermöglicht die Ausgabe und Eingabe v on spezifischen Daten der Anspruchsgruppen Interessenten, Studierende, Lehrkräfte, Mitarbeiter und R aumdienst. Inhalt und Lay out können flexibel den K undenbedürfnissen angepasst werden.

B u s i n e s s I n t e l l i ge n c e Der in Ev ento O ffice integrierte R eport-Manager erlaubt das Einbinden v on R eports, basierend auf den T echnologien Microsoft O ffice und Cry stal Decisions. Dieses Set v on R eports kann als Business Intelligence Lay er v erstanden werden, welcher Daten für die interne Verwendung sowie für den Austausch mit Ä mtern, Behörden und Statistikbezügern aufbereitet und darstellt. Ev ento beinhaltet ca. 20 0 Standardreports, daneben können ebenfalls kundenspezifische R eports erstellt und eingebunden werden.

224 F o ru m 2 Ev e n t o L e hr ga n g Im Gegensatz zu Ev ento O ffice und Ev ento Web ist Ev ento Lehrgang ein Planungswerkzeug. Mit H ilfe dieser Applikation werden sämtliche Lehrund Studiengangformen mit ihren zugehörigen Promotionsordnungen und N oten- bzw. Z eugnisreglementen abgebildet. Modularisierten Schulbetrieben ist es zusätzlich möglich, studiengangunabhängige Logiken für H auptmodule und N achdiplomkurse zu definieren.

Ev e n t o Pl a n e r Ev ento Planer ist das Werkzeug für die Stundenplanung, sei es die Generierung indiv idueller Studierendenstundenpläne einer H ochschule oder das flexible Erzeugen anforderungsgerechter R aum- und Dozierendeneinteilungen. Die Applikation unterstützt sowohl manuelle wie auch automatische Planungsoptimierung mittels genetischen Algorithmen und weiteren K onzepten der K I-F orschung (K I = K ünstliche Intelligenz).

D a t e n s t r u k t u r e n ( F ol i e n 8 u n d 9 ) Ev ento v erwendet ein Set v on Basisobj ekten, mit welchem ein Grossteil der Daten für die Administration und Planung eines Schulbetriebs abgebildet werden: Personen, Anlässe, R essourcen, Anmeldungen und Lektionen.

Priv atpersonen und F irmen werden mit ihren Angaben wie Adressen, Geburstdatum usw. als Ev ento-Personen festgehalten.

Ein Ev ento-Anlass ist der abstrakte, allgemeine Begriff für ein Ereignis, eine Veranstaltung, einen K urs usw., an welchem eine oder mehrere Personen über einen in der R egel begrenzten Z eitraum teilnehmen. Ein Anlass kann R essourcen (R äume, Dozierende etc.) in Anspruch nehmen und in Lektionen unterteilt werden. F olie 8 zeigt eine Übersicht über die wichtigsten Ev ento-Anlassty pen.

Die R egistrierung einer Person auf einen Anlass wird als Ev ento-Anmeldung abgebildet. H ierbei kann es sich um eine Anmeldung zur T eilnahme an einem Modulanlass handeln, aber auch um die Anmeldung zu einem über mehrere J ahre laufenden Studienj ahrgang oder um eine Anmeldung einer externen F irma zur Miete eines R aumes.

D o k u m e n t a t io n u n d E r g e b n is s e d e r T a g u n g s r e ih e 225 Ev ento-Anlässe weisen Lektionen auf, welche die Z eiteinheiten abbilden, in welchen der Anlass durchgeführt wird.





F olie 9 zeigt die für die Studierendenv erwaltung und für die Periodenabwicklung v erwendeten Ev ento-O bj ekte. Studiengänge, Module, Planperioden und Modulgruppen sind abstrakte Gebilde, mit welchen in Ev ento Lehrgang die Studiengangdefinition erstellt werden. Studienj ahrgänge als konkrete Ableitungen der Studiengänge, Modulanlässe als konkrete Ableitungen der Module sowie Perioden sind K onstrukte für die operativ e Abwicklung des Schulbetriebs (in Ev ento O ffice). Anmeldungen (j A, pA, aA) stehen für die Z ugehörigkeit v on einzelnen Studierenden zu diesen O bj ekten und beinhalten studentenindiv iduelle Informationen bezogen auf den entsprechenden Anlass.

W or k f l ow or i e n t i e r u n g d u r c h S t a t u s p l ä n e ( F ol i e n 1 1 u n d 1 2 ) Die Lebenszy klen, welche die v on Ev ento abgebildeten O bj ekte in der R ealität durchlaufen, werden mit obj ekt-indiv iduellen Statusplänen, wie sie auf den F olien 11 und 12 dargestellt sind, nachempfunden.

Die Workfloworientierung v on Ev ento ermöglicht eine auf die Prozesse der Schule abgestimmte Eingabe und Pflege v on Daten. Die Daten im Sy stem sind zu j edem Z eitpunkt up to date und der Status repräsentiert den aktuellen Z ustand im Lebenszy klus des indiv iduellen O bj ekts. Es sind bei der Generierung v on R eports wie Z eugnissen und gesetzliche Statistiken keine zusätzlichen oder redundanten Datennacherfassungen notwendig.

Pe r i od e n p l a n u n g u n d Pe r i od e n v e r w a l t u n g ( F ol i e n 1 4 b i s 1 6 ) In Ev ento Lehrgang legen Studiengangv erwantwortliche den Aufbau ihrer Studiengänge fest. R eglemente und Verordnungen, die die Studiengänge beschreiben, können hier nachgebildet werden. Die Periodenplanung bestimmt dabei das Modulangebot für Planperioden eines Studienganges (siehe F olie 14 ). Mittels hierarchischen R egelstrukturen definiert der Studiengangv erantwortliche Pflichtfächer und legt Bedingungen in F orm v on minimal/maximal v orgeschriebenen T eilnahmen und/oder minimal/maximal anzumeldende K reditpunkte für Wahlmodulgruppen fest.

Die Anmeldung auf die nächste Periode und die Auswahl der Wahlmodule erfolgt durch die Studierenden selbst v ia Ev ento Web. Die indiv iduaF o ru m 2 lisierte Periodenanmeldung eines Studierenden wird durch die in Ev ento Lehrgang definierten Periodenplanungen gesteuert. Abhängig v om Studiengang und v om Studienfortschritt (Planperiode) des Studierenden stellt Ev ento Web die für ihn relev ante Periodenanmeldung dar. Die v om Studenten getroffenen Modulwahlen werden in Echtzeit gegen die hinterlegte Periodenplanung geprüft. Die Periodenanmeldung ist erst dann konsistent, wenn sämtliche Auflagen der entsprechenden Periodenplanung erfüllt sind (siehe F olien 15 und 16 ).

Die v om Studierenden getroffenen Modulwahlen bilden die Grundlage für die Erstellung v on Dozierenden-, Studierenden und R essourcenstundenplänen. Die Stundenplanung kann wahlweise v on H and in Ev ento O ffice oder automatisiert durch Ev ento Planer v orgenommen werden.

N ot e n w e s e n u n d Z e u gn i s e r s t e l l u n g ( F ol i e n 1 7 b i s 2 4 ) Am Ende einer Periode speisen die Dozierenden die Leistungsbewertung der Studierenden v ia Ev ento Web direkt in das Sy stem ein, es sind keine händischen Eingaben des Schulsekretariates erforderlich (siehe F olien 17 und 19 ). Im Sinne einer R ollenteilung werden die Z eugnisse bzw. Leistungsausweise eines Studiengangs v om Studiengangv erantwortlichen analog der Periodenplanung in Ev ento Lehrgang definiert (F olie 18), der Ausdruck und die Verwaltung der Z eugnisse werden hingegen mit Ev ento O ffice abgewickelt. Sind die Z eugnisse in Ev ento Lehrgang einmal definiert, können sie per K nopfdruck für die Studierenden generiert werden.

Es sind dafür keine K enntnisse des Z eugnisaufbaus und der in Ev ento Lehrgang definierten R egeln notwendig.

Er s t e l l u n g d e s D i p l om a S u p p l e m e n t

Die obigen K apitel haben die Elemente beschrieben, welche für die Erstellung des Diploma Supplement notwendig sind:

Datenmodell: Ev ento besitzt die K apazität, die für das Diploma Supplement notwendigen Informationen zu speichern. F ür j eden Studierenden wird beispielsweise ein Ev ento-O bj ekt ‚ Anmeldung’ pro besuchtes Studienfach erstellt. Aufgrund dieser Anmeldungen ist für j eden Studierenden in Ev ento ersichtlich, welche Studienfächer er zu welchem Z eitpunkt besucht hat.

D o k u m e n t a t io n u n d E r g e b n is s e d e r T a g u n g s r e ih e 227 Die Workfloworientierung v on Ev ento ermöglicht eine auf die Prozesse der Schule abgestimmte Eingabe und Pflege v on Daten. Z um Z eitpunkt der Erstellung des Diploma Supplement sind aus diesem Grund sämtliche benötigen Informationen bereits im Sy stem enthalten. Es sind keine zusätzlichen oder redundanten Datennacherfassungen notwendig und das Diploma Supplement kann auf K nopfdruck generiert werden.

Die Periodenplanung ist v erantwortlich für die effiziente Abwicklung der Schulperioden. Die v on den Studierenden direkt ins Sy stem eingegebenen Modulwahlen bilden die Grundlage für die Studierendenstundenpläne einer Periode. Diese wiederum liefern die für das Diploma Supplement benötigten Basisdaten bezüglich besuchten Studienfächern.

Das N oten- und Z eugniswesen v on Ev ento erlaubt die einfache direkte N oteneingabe durch die Dozierenden und die Definition der Abschlussty pen, welche auf dem Diploma Supplement ebenfalls aufgelistet sind.

Das integrierte R eporting-Werkzeug bindet unterschiedliche R eport-T y pen in Ev ento ein. So können Microsoft O ffice-Dokumente wie WordSerienbriefe und Excel-Listen generiert werden oder aber Cry stal R eports, welche nach dem Ausdruck nicht mehr v erändert werden können (v ergleichbar mit PDF -Dokumenten). Es empfiehlt sich, das Diploma Supplement als einen Word-Serienbrief zu implementieren. Damit hat die Schulv erwaltung die Möglichkeit, den v on Ev ento generierten R eport bei Bedarf händisch nachzubearbeiten.

Sind alle diese Voraussetzungen erfüllt, so können die Diploma Supplements v on Studierenden auf K nopfdruck aus Ev ento erstellt werden.

228 F o ru m 2

–  –  –

Andrea F rank, H R K, Proj ektleiterin K ompetenzzentrum Bologna J an R athj en, H R K, Proj ektreferent in der Serv ice-Stelle Bologna Im R ahmen des F orums wurden unterschiedliche Softwarelösungen zur Ausstellung v on Diploma Supplements v orgestellt. Z iel war es, die H ochschulen über das breite Angebot v on Softwarelösungen zu informieren.

Z iel war es auch, mit den H ochschulen als N utzern der EDV-Lösungen Anforderungen an die Produkte zu diskutieren. Auf diese Weise soll ein Anforderungskatalog entstehen, der als Bezugsrahmen

1) den H ochschulen bei der Entwicklung eigener Softwarelösungen dienen kann,

2) EDV-Dienstleistern, die im Auftrag der H ochschulen arbeiten, klare Vorgaben macht,

3) EDV-Dienstleistern die Struktur der abzubildenden Aufgabe v erdeutlicht.

Anforderungen an die Softwarelösungen ergeben sich

a) aus den Eigenheiten des Dokumentes selbst und seinen Bestandteilen,

z.B.:

K önnen unterschiedlich strukturierte Studiengänge bearbeitet werden?G K ann das Sy stem mögliche Mehrsprachigkeit abbilden?G

b) aus dem technischen K ontext, in den die EDV-Lösungen zur Erstellung

eines Diploma Supplements eingebettet sind:

Welche technischen Voraussetzungen müssen gegeben sein?G Wie ist die Lösung in bestehende Sy steme etwa der Studierenden- und Prüfungsv erwaltung eingebettet?G

c) aus dem organisatorischen K ontext, d.h. der Verteilung v on Aufgaben

und Z uständigkeiten:

Wie sind die Prozesse in der H ochschule organisiert und wie kann die Software sie unterstützen? G Welche personellen und organisatorischen Voraussetzungen müssen an der H S gegeben sein?G 2 42 F o ru m 2

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Ü b e r b l i c k d e r V or t r ä ge H err R üdiger J ütte, H ochschulrektorenkonferenz, stellte die DSD-Software der H R K v or. Es handelt sich um eine Einzelplatzanwendung, die er im Z uge der Entwicklung des Diploma Supplements in den 9 0 er J ahren für die deutschen H ochschulen entwickelt hat. Sie enthält eine differenzierte Datenbank für Studiengangs- und Abschlussty pen und -beschreibungen.

Die Software wird in den kommenden J ahren nicht mehr weiterentwickelt werden.

F rau Dr. Susanne Mey er und F rau Barbara H ennings, H ochschul-Informations-Sy stem-GmbH (H IS), präsentierten die Lösung, die ihr Unternehmen im R ahmen ihrer H ochschulsoftware-Sy steme anbietet. Derzeit handelt es sich um einen Word-Serienbrief, der mit Z ugriff auf Datenbanken, die in H ISPO S und H ISSO S zur Verfügung stehen, nach genauen R egeln Diploma Supplements erstellt. Derzeit müssen Daten zu den Studiengängen zentral eingegeben werden. Eine F unktionalität zur dezentralen Dateneingabe wird aktuell entwickelt.



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